Organisaties zijn de maatschappij in het klein, aldus Dr. Jia Wang, associate professor of human resource development aan Texas A&M University. Het is dan ook niet vreemd, dat als de omgangsvormen in de grote wereld verruwen, die tendens ook binnen organisaties merkbaar wordt.
Die algemene verruwing dringt dus ook door in onze professionele relaties en de dagelijkse interacties op het werk. De gruwelijke gevolgen zien we elke dag in het nieuws, dezer dagen. Om die trend effectief aan te pakken is allereerst bewustzijn nodig. Hoe uit zich die nieuwe grofheid en waarom groeit deze?
“Je hoeft niet meteen aan de grote (me too etc) schandalen te denken, het zit vaak in kleine dingen, kleine gewoonten en incidenten die opgeteld enorme consequenties kunnen hebben,” legt Dr. Wang uit. “Wanneer dat grof gedrag genoeg medewerkers raakt, kan het de sfeer en productiviteit negatief beïnvloeden en uiteindelijk ook de winst. Onaanvaardbaar gedrag, ook wel micro-aggressie genoemd, zo blijkt uit onderzoek, is een van de belangrijkste oorzaken van vermijdbaar verloop en verzuim. Indien niet snel en adequaat aangepakt creëert het een ongezonde werksfeer, ontevreden en dus deloyale werknemers.
“En pas op! Veel mensen ergeren zich aan dat soort gedrag, maar ze kiezen ervoor om te zwijgen, omdat ze hun baan niet willen verliezen of zich zorgen maken over wraakacties van op het gedrag aangesproken collega’s en meerderen,” aldus Dr. Wang. ‘Ik wil mensen helpen om weerbaar te worden en hardop te zeggen: dit kan niet, en het moet stoppen. ”
Wat raadt Dr Wang organisaties om dit probleem aan te pakken?
Definieer Acceptabel Gedrag
Alles begint met en bij de leiding. Ze moeten het goede voorbeeld geven en hun eigen acties en reacties kritisch onderzoeken. Het is nuttig, zo niet noodzakelijk, om gewenst en daarmee meteen ongewenst gedrag te expliciteren, hoe ouderwets dat ook moge klinken. En dat geldt zowel voor de normen en waarden van de organisatie als zodanig als voor het intermenselijk verkeer tussen de medewerkers. “Je kunt bijvoorbeeld een workshop houden en vragen voorbeelden te noemen die de deelnemers in de praktijk hebben meegemaakt, en wat de beste reactie daarop zou moeten zijn.”
Vervolgens moeten alle medewerkers zich bij het nieuwe beleid betrokken voelen. Daarbij is belangrijk, dat leidinggevenden bereid zijn naar feedback van hun mensen te luisteren, en eventuele angst voor repercussies weg te nemen. Helaas hebben veel mensen – ook CEO’s en andere leidinggevenden – een broertje dood aan het bespreken en bespreekbaar maken van ongewenst gedrag, zeker als zich dat hoger in de organisatie afspeelt.
Wees alert op funeste gedragspatronen
Volgens Wang is het allemaal een kwestie van cultuur, en die cultuur verander je niet als bij toverslag. Als het noodzakelijk is, zegt hij, begin dan met bijvoorbeeld tijdens het wekelijks overleg standaard een klein voorbeeld ter tafel te brengen, en te bespreken welk soort gedrag onaanvaardbaar geacht wordt en welk gedrag juist beloond en erkend moet worden. “Yes, you can educate people to be culturally aware and culturally competent.”
Definieer verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid
HR-professionals zijn bij uitstek in de positie om hier een coachende en monitorende rol op zich te nemen. In die rol treden zij op als bewakers van de bedrijfscultuur, en kunnen zij concreet beleid ontwikkelen om gedrag meetbaar te maken, sancties op te leggen en lof te geven waar die verdiend wordt.
“Wat voor bedrijfscultuur wil de organisatie creëren, bevorderen en bewaken? Hoe maak je dat beleid tastbaar? De leiding moet zich serieus committeren, en HR kan haar daarbij coachen!”
Maak je sterk voor normen en waarden
Het is niet genoeg, aldus Wang, om de verwachtingen in fraaie woorden en schoonschrift op papier te zetten en die tien of meer geboden overal op te hangen. De normen en waarderen moeten levend gehouden worden in een voortdurende dialoog en steeds indien nodig aangepast of aangescherpt worden. Medewerkers mogen niet het gevoel krijgen dat er alleen een lijstje wordt afgevinkt zij zullen haarfijn aanvoelen wat gemeend is en wat alleen voor de bühne uitgedragen wordt.
Texas A&M University. “Workplace incivility: The silent epidemic
